הנגשת מידע קייס סטאדי- חלק ג'

פרק שלישי- ארגון התוכן.


בפרק הקודם למדנו ותחקרנו את החטיבות השונות בחברה. למדנו איפה מצוי הידע, מה הן ההנחיות והדרישות התקניות, וגילינו את המכשולים העומדים בפני חברת מוצרי הבנייה, ובפנינו.

עכשיו היה עלינו לעשות קצת סדר, ואותו חילקנו ל-2 קטגוריות עיקריות הדורשות טיפול וארגון:

  1. הנהלים וההוראות

  2. תוכן הדרכתי

נמצא כי בשני תחומים אלו, המקיפים את פעילות החברה, קיימות אי התאמות רבות לצרכי הארגון המקצועיים השונים- ייצור, שינוע ותעבורה, ייצוא, ממשק לקוח ומכירות, הפצה ולוגיסטיקה, מטה ועוד..

נמצאו פערים בנהלים ובהוראות (כאשר לעיתים קרובות מבלבלים בניהן) וכן נמצא חוסר תאימות באופן ההדרכה ובכלי ההדרכה בהם משתמשים.


אז מה הבעיה בנהלים ובהוראות?

נוהל בהגדרתו, קובע מדיניות מסוימת ותחתיו נגזרות ההוראות והפעולות המחייבות.

מצאנו מצב בו נהלים רבים אינם קובעים מדיניות או מצב רצוי, אלא מגדירים רק תחומי אחריות או קובעים מדיניות כללית אך ללא הגדרה מי הממונה על התחום, מי מבקר, על איזה תחומים חל הנוהל ועוד.

ההוראות אינן כתובות באופן מטודולגי ובשפה המבהירה סדר פעולות (עשה ואל תעשה) ולא פעם מתארים תהליך ברמה כללית בלבד ללא יכולת קבלת ידע ממשי.

פעמים רבות עובדים ממחלקה מסוימת היו נחשפים בזמן ההכשרה והחפיפה שלהם, לנהלים הספציפיים לתחומם בלבד. נהלים כלליים בחברה (כמו חלק מנהלי הבטיחות, זכויות וחובות עובד) או נהלים חופפים לחטיבות אחרות, כלל לא היו בתפריט החפיפה. בכל תחום התקיימה הפרדה בין הנהלים להוראות, ואלו נכתבו ע"י המחלקות הארגוניות. כלומר, כל מחלקה כתבה לעצמה את הנהלים, אך כמעט כל הנהלים היו חוצי ארגון ועירבו במישרין או עקיפין, מחלקות אחרות. לעיתים קרובות דבר זה גרם לבלבול וסתירות.


במהלך תהליך ההבראה והארגון, הצענו לחברה שתי אפשרויות פעולה:

· לארגן את הנהלים וההוראות מחדש, עפ"י תהליכים שלרוב חוצי ארגון.

· להישאר בארגון הנהלים על-פי המבנה הארגוני (השיטה הקיימת) ולשלב בה שיטתיות וסדר בכתיבה.

הפיתוי של ארגון הנהלים מחדש אכן קורץ מאד והיה מתאים, אך בארגון בפריסה ארצית, הכפוף ליותר מ- 1,500 נהלים שונים עם הוראות ופעולות הנגזרות מהם, הדבר יכול להתגלות כבעייתי, גוזל זמן יקר וכן גורם שעשוי להכניס את החברה כולה לטלטלה תפעולית, שכן כל תהליכי החברה היו נפתחים ונבחנים.

במקום לערער את אמות הסיפים, החלטנו בשיטת פעולה אשר תביא את השינוי באמצעות הסדרה בשיטת הכתיבה ובאמצעות טכנולוגיה שתתמוך את התהליכים, את ההנגשה והבקרה הארגונית.

החלטנו לרתום את הטכנולוגיה אשר תסייע לנו בהנגשת הנהלים והבהרתם מרמת המטה ועד רמת העובד בשטח. הממשקים והמערכות הטכנולוגיות בהם השתמשנו קשרו בין נוהל לנוהל, כך שכל עובד המצוי בתהליך למידה, חפיפה או הדרכה, ייחשף לנהלים וההוראות. הן אלו הספציפיים לתחומו והן אלו הכלל ארגוניים, החוצים מחלקות שונות.

אבל זה לא פתרון קסמים.

לצד הזמן ו"העבודה השחורה" שנחסכה בכתיבת הנהלים מחדש, קיים הצורך לווידוא קפדני יותר של כל שלב ושלב בתהליך. סמכות הניהול, הכתיבה והבקרה עברו למנהלים הישירים ולמנהלי השטח, ועל אלו להקפיד הקפדה יתרה כי נהלים אלו עוברים בצורה יסודית וברורה לעובדים תחתם.

כעת שסיכמנו מה עושים בתחום הנהלים וההוראות, נחכה לפרק הבא שיעסוק בסוגיות והפתרונות בתחום ההדרכה, ועל הביצוע כולו.





34 צפיות

© כל הזכויות שמורות לפאזל פרוז'קטס (2002) בע"מ

white-logo.png